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足以使人失业的电子邮件  

2007-08-03 21:52:52|  分类: 日志 |  标签: |举报 |字号 订阅

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有时候,电子邮件会给成功人士带来不良影响。比如不久前离职的喜达屋酒店(Starwood Hotels)首席执行官史蒂文.海耶尔 (Steven Heyer)。他在 4 月下台,据说,公司的董事会逼他解释他与一位年轻女员工的暧昧邮件。在沃尔玛高级副总裁朱丽.罗姆(Julie Roehm)的不当解雇案中,核心内容就是一封电子情书。还有一种实际上是跟踪软件的假电子邮件,专用来搜查不忠心的董事会成员,导致惠普公司(Hewlett -Packard)的帕特里夏.邓恩(Patricia Dunn)离职。

电子邮件并非只用来诱捕高管。伦敦的律师事务所 Baker & McKenzie 的 IT 专家理查德.菲利普斯(Richard Phillips)因为秘书把蕃茄酱洒在他的裤子上,便要求她支付 4 英镑的干洗费。秘书决定把邮件转发给同事,菲利普斯很快成了“蕃茄酱裤子”逸事的主角。

我们大多数人都有基本常识和良好的价值观,是不会出这样的问题的。但是,在电子邮件里,就会出现很多灰色地带。即便是明辨是非的高管,他们在人力资源会议上能保持清醒,但却因为不注意细节或是其他不经意的疏漏而栽跟头。幸运的是,遵守几条基本规则会有帮助。

第一步是了解调查者在寻找什么。最新的软件不仅仅在搜索热门的词汇或短语,比如“内幕交易”或“让我们在明天下午 3:47 违法”。Cataphora,一家帮助律师从数以百万计需要分析的电子邮件发掘数据的公司,正采用小趋势搜索软件,搜索故意晦涩的语言(“我们说的那件事”)、表示忧虑的词汇组合(“睡不觉”、“困惑和迷茫”、“后悔”)。有句话在一项涉及软件业公司欺诈的调查中被当成了确凿证据:“我们能谈谈我们前两天在谈论另一件事的时候所说的那件事吗?在我拜访你的时候?非常紧急。”

公司不仅要检查邮件里的词汇,还要检查邮件发送习惯的变化。一个本该在朝九晚五之间发送邮件的会计,却在半夜里和别人联系,因而受到调查。Cataphora 的首席执行官伊丽莎白.查尔诺克(Elizabeth Charnock)说:“既然你无法知道公司和你本人什么时候会惹上官司,你就会竭尽全力不让你的电子邮件成为公司的审查对象。”

即便看起来没问题的邮件题目也可能惹上麻烦─尤其是当你撰写新主题而不更换题目的时候。比如你 1 月份的题目栏里有 X 公司,然后你像大多数人那样,把它留在那里,即便你已经不再发送有 X 公司字样的邮件了。假如 X 公司在 4 月份陷入法律纠纷,你所有带 X 公司字样的邮件都可能被审查,即使那些邮件与 X 公司并无关系。

在一项白领犯罪案中,受调查者在邮件中写到了工作和对捆绑游戏的喜爱。当然,捆绑游戏和当时他手头的事务并没有什么关系。但是,由于该邮件被列入可疑邮件,知道它内容的人变得很多,这可能是发送邮件者很不愿意看到的。

越是办公室的上班族,越容易低估技术尤其是电子邮件的危险。你可以把技术想象成一台机器,使用它的员工不仅会伤害到自己,还会殃及整个组织。公司应该仅让少数受过完善培训的员工来操作它。当然,对电子邮件来说,这是不可能的。它的易用性使我们看不到它的危险。直到我们的裤子粘上蕃茄酱,脸上被砸了鸡蛋,我们才发现它有多危险。

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